情報管理基盤をNotionで再構築！生産性向上に直結するNotion AIと経営層の積極活用で全社定着を加速

日々の業務コミュニケーションや全社アナウンスなどのフロー情報を管理するために、ユーザベースでは2016年にSlackを全社導入しました。しかし、議事録や日報、プロジェクト資料、マニュアルなどのストック情報に関してはツールが統一されておらず、場合によってはSlack上に存在。また、タスク管理やプロジェクト管理にも各部門で個別最適化されたツールを利用していたり、ファイルやフォルダの命名ルールや管理ルール、権限管理なども適切に行えていなかったりしたため、どこに何の情報があるのか、どれが最新なのかがわからないという状態が発生していました。

「異能は才能」を重視して、さまざまなバックグラウンドやワークスタイルのメンバーを採用するユーザベース。従業員数が1000名を超え、社内ドキュメントが膨大になる中で、このように検索性に問題を抱え、読み手に負荷を与える環境は“お互いの文脈を埋めるために過去のドキュメントをできる限り公開する”という情報ポリシーにふさわしくありません。そこで「情報格差・生産性低下」という課題を解決し、さらに事業をスケールさせるため、2023年1月にNotionを全社導入。ストック情報をNotionで一元的に管理することでストレスない情報へのアクセスと、書き手の作業工数を大幅に削減することに成功。Notion導入後のアンケートでは、約7割の従業員が必要な情報に到達するスピードが早くなったと回答しています。

ユーザベースのプロダクト開発チームでは、以前は専用のタスク管理ツールを使用していましたが、他のツールと独立していたため情報連携が困難でした。NotionにGitHub連携機能やスプリント機能が追加されたのを機に移行したところ、タスク管理機能が充実しているうえ、動作が軽快であることが判明。さらに、レイアウトの美しい文書を簡単に作成できる豊富な機能、使いやすいアイコンと軽快な操作による心理的負担の軽減、データベースの多様な可視化オプション、そして両方向リンクや同期ブロックによる作業効率の向上など、大きなメリットを実感しています。

また、外部ベンダーと共同プロジェクトを行う際のプロジェクト管理にもNotionを活用しています。以前はファイル共有やタスク管理、課題管理などを行うために複数のツールを使い分けていましたが、Notionに一本化することで複数のツールを行き来する必要がなくなり情報検索がしやすくなったほか、権限設定の手間が解消され業務効率が向上。テンプレートを事前に作成しておけば、他のプロジェクトでもそのまま利用でき、プロジェクトごとに柔軟に最適化が図れる点も大変助かっているそうです。

さらにNotionは直感的に使えるため、外部ベンダーの中に利用したことがない人がいても、すぐに使い始められる点もプロジェクト管理において魅力に感じています。

ユーザベースでは2024年1月にNotion AIを全社導入しました。社内ドキュメントのNotionへの移行が進む中、Notion上での情報検索効率を高めて作業効率化や生産性向上を図ることが目的です。全社でLLMやAI活用を推進する動きがあったことや、データベースの自動生成の機能などを使えばNotionに不慣れな従業員も使いやすくなると考えたことも導入背景にありました。

現在Notion AIは主に情報の検索や文章の要約に広く利用されています。特に検索面ではQ&A機能を使った自然言語での検索が行えるほか、Notion AIコネクターによってGoogle ドライブとSlack上の情報も探し出すこともできるため、検索効率が大きくアップしました。また、資料の作成や改善、壁打ち、議事録からのNextActionの抽出などに利用している人もいるそうです。

Notion AIは、業務効率化や生産性向上の面でも効果を発揮しています。社内で初開催した「生成AIコンテスト」では、営業サポート部門が「画像文字起こし機能を使った組織図作成」を発表して賞を獲得。営業する際に誰にアプローチすればいいかを掴むために、営業先企業のWebサイトから入手した組織図をNotion AIの画像の文字起こし機能を利用してテキスト化した事例です。手作業でスプレッドシートにコピー＆ペーストしてまとめると1件あたり平均45分かかっていましたが、Notion AIを使うと作業時間が約78%短縮され平均10分に。仮に50社の組織図をテキスト化した場合は1730分（約29時間）も短縮されます。また、ユーザサポート部門では、エンドユーザからの問い合わせ内容をNotion AIを使って3行に要約してもらい、内容確認にかかる時間を短縮したという事例も発表されました。