How OpenAI turns shared knowledge into faster workflows with Notion

เมื่อบริษัทส่วนใหญ่ขยายตัว เวิร์คโฟลว์มักจะแยกออกจากกัน ข้อมูลถูกกักเป็นส่วนๆ และความคิดอันมีค่าอาจสูญหายไประหว่างกระบวนการมากมาย OpenAI จึงตัดสินใจเลือก Notion เป็นพื้นที่ทำงานกลางของทีม ตั้งแต่ตอนที่ OpenAI ยังเป็นเพียงห้องปฏิบัติการวิจัยที่มีพนักงานไม่กี่ร้อยคน ขระที่ผู้บริหารเองก็มองเห็นโอกาสที่จะกำหนดอนาคตของการทำงานที่ขับเคลื่อนด้วย AI ร่วมกับ Notion การเดิมพันตั้งแต่ในช่วงเริ่มต้นครั้งนี้ได้พลิกโฉมทั้งสองบริษัทไปอย่างสิ้นเชิง

ขณะที่ OpenAI เติบโตอย่างรวดเร็ว Notion เองก็เติบโตไปพร้อมกัน ไม่ใช่เพียงในฐานะเครื่องมือเท่านั้น แต่ในฐานะผู้ร่วมกำหนดบทบาทของ AI ในการยกระดับงานที่ต้องอาศัยความรู้ของมนุษย์ กระบวนการรับข้อเสนอแนะอย่างรวดเร็วระหว่างทีมของ OpenAI ที่ใช้ Notion เป็นประจำทุกวันและการพัฒนาฟีเจอร์ที่ขับเคลื่อนด้วย GPT-4 ของ Notion ช่วยเร่งให้วิสัยทัศน์ด้านการทำงานร่วมกันด้วย AI ของทั้งสองบริษัทก้าวหน้าเร็วยิ่งขึ้น

ปัจจุบัน Notion คือพื้นที่ทำงานกลางที่ไอเดีย แผน และกระบวนการตัดสินใจต่างๆ ของ OpenAI งอกเงยขึ้นมา ไม่ว่าจะเป็นงานด้านการวิจัย วิศวกรรม ไปจนถึงการนำผลิตภัณฑ์ออกสู่ตลาด การรวมระบบเข้ากับเครื่องมืออย่าง Slack และ Google ไดรฟ์ช่วยให้การทำงานเชื่อมต่อถึงกันเสมอ และด้วย Notion AI ที่ขับเคลื่อนด้วย API ของ OpenAI และพัฒนาขึ้นจากรูปแบบการใช้งานจริง ทีมจึงค้นหาและนำข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการขับเคลื่อนไปข้างหน้ามาประยุกต์ใช้ได้ในทันที

สำหรับทีมวิศวกรรม ความเร็วไม่ใช่แค่เรื่องของการเขียนโค้ดให้ไว แต่รวมถึงการลดอุปสรรคในวงจรการตรวจสอบและในแต่ละเขตเวลาด้วย สำหรับ OpenAI ความเร็วในการทำงานเกิดจากการบันทึกความรู้และทำให้เข้าถึงได้แบบทันที วิศวกรไม่ได้จัดทำเอกสารเพื่อตัวเองเท่านั้น แต่ยังสร้างแหล่งข้อมูลที่จะช่วยให้ทั้งเพื่อนร่วมทีมในปัจจุบันและในอนาคตทำงานได้

วิศวกรของ OpenAI ทำงานตามหลัก “Campsite Principle” หมายถึงการปรับปรุงให้เอกสารดีขึ้นกว่าตอนเปิดอ่านครั้งแรก เพราะความรู้นั้นจะกลายมาเป็นสิ่งที่มีค่าอย่างยิ่งโดยเฉพาะในช่วงที่มีความกดดันสูง สิ่งที่วิศวกรคนหนึ่งจดบันทึกไว้ในวันทำงานตามปกติ อาจกลายเป็นข้อมูลที่ช่วยแก้ปัญหาให้เพื่อนร่วมทีมคนใหม่หรือผู้ที่ทำงานนอกเวลาได้ และเมื่อเวลานั้นมาถึง Notion AI ก็จะช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงความรู้ด้านเทคนิคที่สั่งสมมาหลายปีได้ในทันที โดยที่บริบทสำคัญทก็จะไม่สูญหายไปกับเขตเวลาที่ต่างกันหรือการทำงานแบบแยกทีม

ขณะที่ทีมวิจัยและทีมวิศวกรรมของ OpenAI มุ่งพัฒนาศักยภาพของ AI สู่ขีดจำกัดใหม่ ทีมวิทยาการข้อมูลเองก็ใช้ Notion เพื่อเปลี่ยนข้อมูลเชิงปฏิบัติการที่ซับซ้อนให้กลายเป็นข้อมูลที่เข้าถึงง่าย ใช้งานได้จริง และสร้างผลกระทบเชิงบวกต่อทั้งองค์กร

โดยโซลูชันของทีมจะนำข้อมูลจากแดชบอร์ด สเปรดชีต และรายงานที่จัดทำเองมารวมไว้ด้วยกันในระบบรายงานกลางที่ทำงานแบบอัตโนมัติ การใช้ระบบประมวลผล การวางแผนกำลังการผลิต และตัวชี้วัดประสิทธิภาพรายสัปดาห์จะรวมอยู่ในฐานข้อมูลรายงานประจำสัปดาห์ของ Notion โดยรายงานเหล่านี้ใช้เทมเพลตที่มาพร้อมระบบอัตโนมัติในตัวเพื่อสรุปข้อมูล และฝังแดชบอร์ดจากเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลอย่าง Mode และ Databricks เข้าไปโดยตรง

ทีมจะใช้__เวลาในการสลับระหว่างเครื่องมือต่างๆ น้อยลง__ ส่วนหัวหน้าฝ่ายผลิตภัณฑ์และวิศวกรรมก็จะมองเห็นภาพของตัวชี้วัดที่กำหนดแผนงานของ OpenAI ได้เร็วขึ้น ระบบนี้ช่วย__ประหยัดเวลาในการเตรียมรายงานในแต่ละสัปดาห์ลงได้กว่า 1 ชั่วโมง__ ที่สำคัญกว่าก็คือระบบยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญจะไปถึงทีมที่เกี่ยวข้องได้ทันในเวลาที่ต้องการ

ในตลาดที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ทีม GTM ของ OpenAI จำเป็นต้องรู้ทันความต้องการของลูกค้าด้วยกระบวนการทำงานที่ปรับเปลี่ยนและขยายได้ ซึ่งออกแบบมาเพื่อรองรับการเติบโตและการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็ว

นี่คือจุดที่ Notion เข้ามามีบทบาท โดยได้กลายมาเป็นศูนย์กลางที่เชื่อมโยงข้อมูลเชิงลึกจากตลาดและองค์ความรู้ภายในบริษัทเข้าด้วยกัน ทั้งยังเป็นพื้นที่ที่ข้อมูลต่างๆ กลับเข้าสู่กลยุทธ์และกระบวนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ของเรา

ทีมได้สร้างแพลตฟอร์มที่รองรับการทำงานของ GTM ใน Notion ขึ้นมาให้เป็นฐานข้อมูลกลางสำหรับ__จัดระเบียบเนื้อหาหลายร้อยรายการ__ ตั้งแต่ข้อความและการวางตำแหน่ง ไปจนถึงคู่มือและเรื่องราวของลูกค้า ซึ่งเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้อง สมาชิกในทีมยังใช้ Notion AI เพื่อเรียกดูข้อมูลที่ต้องการได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ล่าสุดสำหรับเตรียมการขายทางโทรศัพท์ หรือข้อมูลสำหรับเตรียมความพร้อมให้สมาชิกใหม่ในทีม แพลตฟอร์มกลางนี้จะช่วยให้ทุกคนทำงานได้อย่างสอดประสานและรับรู้ข้อมูลอย่างทั่วถึง ระหว่างที่ทีม GTM ของ OpenAI ยังคงเติบโตต่อไป

สิ่งที่ทำให้ OpenAI พิเศษกว่าใครก็คือความเร็ว ด้วย Notion ข้อมูลเชิงลึกต่างๆ จะได้รับการบันทึกและนำไปประยุกต์เป็นความรู้ที่ใช้กับทั้งบริษัทได้ทันที พื้นที่ทำงานของ Notion เชื่อมองค์ความรู้ของทั้งองค์กรเข้ากับระบบนิเวศของเครื่องมือการทำงานที่กว้างขึ้นได้อย่างไร้รอยต่อ ช่วยลดการทำงานแบบแยกส่วน อีกทั้งยังทำให้เข้าถึงงานวิจัย ข้อมูลเชิงลึก โซลูชันทางวิศวกรรม และข้อมูลด้านตลาดได้สะดวกขึ้น

รากฐานของความรู้ที่ใช้ร่วมกันและการทำงานร่วมกันนี้ช่วยให้ OpenAI สร้างสรรค์นวัตกรรใหม่ๆ และก้าวหน้าได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น ขณะที่แผนพัฒนาไปเป็นผลิตภัณฑ์ และไอเดียกลายมาเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ทีมต่างๆ ยังคงเชื่อมโยงถึงกัน เดินไปในทิศทางเดียวกัน และขับเคลื่อนเป้าหมายร่วมกันได้อย่างมั่นคง