วิธีที่ Ramp ลดค่าใช้จ่ายด้านเครื่องมือกว่า 70% และขยายการใช้งาน AI ให้ครอบคลุมทั้งองค์กร

เมื่อ Ramp เติบโตขึ้นจนมีพนักงานมากกว่า 1,000 คน เครื่องมือแบบแยกส่วนก็เริ่มทำให้การทำงานของทีมขาดประสิทธิภาพ เพิ่มต้นทุน และเป็นอุปสรรคต่อการนำ AI มาใช้ Notion จึงเข้ามาเป็นพื้นที่ทำงานที่ขับเคลื่อนโดย AI และเชื่อมโยงทุกอย่างเข้าด้วยกัน โดยรวมเครื่องมือหลายประเภทที่เคยทำงานแยกกันไว้ในที่เดียวเพื่อรองรับการทำงานด้านต่างๆ ของทีม เมื่อใช้เครื่องมือน้อยลง Ramp ก็ลดต้นทุนด้านเครื่องมือสำหรับพนักงานแต่ละคนได้ถึง 83% ทำให้ประหยัดเงินได้หลายแสนดอลลาร์ต่อปี ส่วน AI ที่ฝังอยู่ในทุกเวิร์คโฟลว์ก็ช่วยให้ทีมทำงานได้เร็วขึ้นถึง 3 เท่า

ข้อมูลเชิงลึกจาก

Geoff Charles

CPO

Sarah Sachs

Manager of Corporate IT

กรณีการใช้งาน

การใช้งานทั่วทั้งบริษัทและNotion AI

สู้กับปัญหาเครื่องมือล้นระบบ

Ramp คือหนึ่งในบริษัทที่เติบโตเร็วที่สุดเป็นประวัติการณ์ ในช่วงแรก บริษัททำงานภายใต้คติ "ทำงานในแบบของตัวเอง" แต่เมื่อบริษัทเติบโตจนมีพนักงานเกิน 1,000 คน ความยืดหยุ่นก็สร้างอุปสรรคขึ้นมาอย่างคาดไม่ถึง เพราะทีมต่างๆ ทำงานร่วมกันได้แบบไม่มีประสิทธิภาพ องค์ความรู้ถูกกักไว้กับแผนกต่างๆ และการนำ AI มาใช้ก็แทบเป็นไปไม่ได้เมื่อแต่ละระบบไม่เชื่อมโยงถึงกัน ความซับซ้อนที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ไม่เพียงทำให้การทำงานขาดประสิทธิภาพ แต่ยังทำให้ Ramp ไม่สามารถนำองค์ความรู้ที่มีร่วมกันของพนักงาน ซึ่งเป็นทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของบริษัทมาใช้ได้

หลังจากนั้นไม่นาน Notion ก็เข้ามาเป็นโซลูชันเรียบง่ายที่ช่วยจัดการปัญหาซอฟต์แวร์ล้นระบบของบริษัท การรวมเครื่องมือหลายประเภทที่กระจัดกระจายเข้าไว้ด้วยกัน ตั้งแต่ในส่วนการจัดการโปรเจ็กต์ การวางแผนงาน ไปจนถึงการจัดทำเอกสาร และฐานความรู้ ช่วยให้ Ramp เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม และทำให้ทั้งบริษัททำงานสอดคล้องกันได้อย่างราบรื่น AI ที่มีมาให้ในตัวยังช่วยให้ทุกคนค้นหาข้อมูลได้เร็วขึ้น และมีเวลาโฟกัสกับการงานทำงานร่วมกันที่เป็นประโยชน์มากขึ้นด้วย

ปัญหาไม่ใช่แค่การมีเครื่องมือมากเกินไป แต่ยังเป็นเพราะเครื่องมือเหล่านี้ไม่ได้เชื่อมต่อถึงกันจริงๆ ทีมของเราจึงพบอุปสรรคในการค้นหาและนำข้อมูลไปใช้กับแต่ละแผนกได้แบบไม่มีมีประสิทธิภาพ

Geoff Charles — ปัญหาไม่ใช่แค่การมีเครื่องมือมากเกินไป แต่ยังเป็นเพราะเครื่องมือเหล่านี้ไม่ได้เชื่อมต่อถึงกันจริงๆ ทีมของเราจึงพบอุปสรรคในการค้นหาและนำข้อมูลไปใช้กับแต่ละแผนกได้แบบไม่มีมีประสิทธิภาพ

พื้นที่ทำงานแห่งเดียวที่มาพร้อม AI

หลังจากประเมินแพลตฟอร์มมากมาย Ramp ค้นพบว่าสิ่งที่ทำให้ Notion โดดเด่นกว่าใครคือความสามารถในการปรับโครงสร้างพื้นฐานการทำงานใหม่ทั้งหมด สิ่งที่ Ramp ต้องการจริงๆ เพื่อทลายกำแพงข้อมูลที่เป็นอุปสรรคต่อการเติบโตก็คือการรวมเวิร์คโฟลว์ที่ปรับแต่งได้เอง การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ และการผสานรวมที่ราบรื่นกับเครื่องมือที่มีอยู่แล้ว พร้อมการสนับสนุนจาก AI ที่ทรงพลังตลอดกระบวนการ

Notion กลายมาเป็นระบบปฏิบัติการของ Ramp ภายในเวลาไม่กี่เดือน ทีมต่างๆ ตั้งแต่ฝ่ายผลิตภัณฑ์ไปจนถึงฝ่ายการตลาดเลิกใช้โซลูชันที่ตัดขาดจากกัน และมีแผนที่จะรวมการทำงานต่างๆ เข้าด้วยกันอีก ตอนนี้องค์ความรู้ทั้งหมดขององค์กรจะเดินทางถึงกันผ่านศูนย์กลางเพียงแห่งเดียว ส่วน AI ก็ได้เข้ามาผสานอยู่ในงานประจำวันต่างๆ ดังนี้

การค้นหาระดับองค์กรที่ให้ทั้งผลลัพธ์และคำตอบ: Notion AI จะค้นหาข้อมูลจากองค์ความรู้ของบริษัท เอกสารโปรเจ็กต์ และแม้แต่เครื่องมือที่เชื่อมต่ออย่าง Slack และ GitHub แล้วแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องในเวลาไม่กี่วินาที
ความช่วยเหลือจาก AI ที่มาพร้อมบริบท: ทีมจะร่างเอกสาร สรุปการประชุม และอัพเดทเกี่ยวกับโปรเจ็กต์ได้ในพื้นที่ทำงาน โดยมีบริบทที่ครบถ้วนสมบูรณ์จากองค์ความรู้ขององค์กรเพื่อลดภาระงานที่ไม่จำเป็น
การประมวลผลข้อเสนอแนะจากลูกค้าโดยอัตโนมัติ: ทีมปฏิบัติการผลิตภัณฑ์จะทำงานร่วมกับทีมที่ดูแลลูกค้าโดยตรงได้อย่างสอดคล้องกันโดยใช้ Notion เพื่อรวบรวม ติดแท็ก และเชื่อมโยงข้อเสนอแนะของลูกค้าเข้ากับแผนงานผลิตภัณฑ์โดยตรง ช่วยให้งานที่ต้องทำซ้ำๆ เสร็จเร็วขึ้นและตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ตรงจุดยิ่งขึ้น

Notion ทำให้พนักงานทุกคนที่ Ramp มีผู้ช่วย AI เป็นของตัวเอง

ทำน้อยแต่ได้มาก

Ramp มีการดำเนินงานที่ดีขึ้นอย่างมากและเห็นผลลัพธ์ด้านผลกำไรของบริษัทในเชิงบวก การลดใบอนุญาตซอฟต์แวร์ที่ซ้ำซ้อนและรวมการทำงานทั้งหมดไว้ในเครื่องมือเดียวช่วยให้บริษัทประหยัดต้นทุนทางตรงได้หลายแสนดอลลาร์ต่อปี โดยพนักงานแต่ละคนมีต้นทุนด้านเครื่องมือการทำงานลดลงกว่า 70% เมื่อเทียบกับการใช้ชุดเครื่องมือแบบเดิม

ประโยชน์ที่ได้ยังมีมากกว่าเรื่องการเงินด้วย พื้นที่ทำงานที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของ Notion ทำให้พนักงานค้นหาข้อมูลได้เร็วขึ้นถึง 60% ขณะที่บางทีมก็รายงานว่าทำโปรเจ็กต์เสร็จเร็วขึ้นถึง 3 เท่า แต่ละแผนกต่างก็พบวิธีทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนี้

ผลิตภัณฑ์และวิศวกรรมจัดการแผนงานและเวิร์คโฟลว์ของข้อเสนอแนะได้อย่างเป็นระบบมากขึ้นโดยใช้ AI อัพเดทสถานะและติดตามคำขอฟีเจอร์ ผู้นำทีมจะมองเห็นภาพรวมทั้งหมดของการเปิดตัวที่กำลังจะมาถึง โดยมีระบบอัตโนมัติคอยแจ้งเตือนทุกครั้งที่ไทม์ไลน์เปลี่ยนแปลง
การตลาดและการขายรวมข้อมูลแผนการเปิดตัวและวิธีทำงานของฝ่ายขายไว้ด้วยกัน โดยใช้ AI ตอบคำถามต่างๆ ตั้งแต่การวิเคราะห์แคมเปญไปจนถึงสรุปบทสนทนากับลูกค้าแบบทันที
ไอทีและการจัดซื้อยกระดับความปลอดภัยและการปรับขนาดโดยการรวมการจัดการพื้นที่ทำงาน การจัดทำเอกสาร และการเตรียมความพร้อมไว้ที่เดียว

การเปลี่ยนแปลงของ Ramp ไม่ใช่ความสำเร็จเพียงชั่วครั้งชั่วคราว แต่เป็นผลลัพธ์จากความร่วมมือที่แข็งแกร่ง และวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนต่อวิธีทำงานในแบบที่แตกต่าง ทีมความสำเร็จของลูกค้าและทีมสนับสนุนของ Notion ได้ให้คำแนะนำด้านการใช้งานอย่างละเอียด รวมถึงจัดการฝึกอบรมแบบครอบคลุม และยังคงทำงานร่วมกันกับ Ramp อย่างใกล้ชิด เรื่องราวความสำเร็จของ Ramp แสดงให้เห็นว่าเส้นทางสู่พื้นที่ทำงานที่ขับเคลื่อนโดย AI และเชื่อมต่อถึงกันอย่างแท้จริงไม่ได้ขึ้นอยู่กับการนำเครื่องมือใหม่ๆ มาใช้เท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องกับการปรับมุมมองต่อวิธีที่จะช่วยให้ทีมทำร่วมกันอย่างราบรื่นด้วย

Geoff Charles, CPO ของ Ramp กล่าวว่า “Notion AI ช่วยกำจัดงานธุรการเกี่ยวกับการปฏิบัติงานที่มักกวนใจทีมจัดการผลิตภัณฑ์ ทีมที่เป็นแกนหลักจึงมีเวลาโฟกัสกับงานที่ถนัดที่สุด ซึ่งก็คือการสร้างสรรค์ผลิตภัณฑ์ดีๆ”