Toyota ใช้ Notion ขับเคลื่อนเวิร์คโฟลว์ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นด้วยการทำงานร่วมกันที่เป็นมาตรฐาน

สำหรับนักวิจัยที่ Toyota การเผยแพร่งานวิจัยสู่สาธารณะนั้นมีความสำคัญไม่แพ้การทำวิจัย โดยศูนย์วิจัยจะโปรโมทผลงานบนโซเชียลมีเดียเพื่อให้ทุกคนได้เข้ามามีส่วนร่วม แต่การโปรโมทจะต้องผ่านกระบวนการอนุมัติที่เข้มงวดเพื่อให้แน่ใจในความถูกต้องและคงไว้ซึ่งความน่าเชื่อถือของแบรนด์ Toyota ก่อนจะเปลี่ยนมาใช้ Notion กระบวนการนี้ต้องอาศัยการส่งข้อความไปมาระหว่างหลายทีม ซึ่งกินเวลานานและไร้ประสิทธิภาพเป็นอย่างมาก

แต่ Notion ทำให้ร่างโพสต์ทั้งหมดและส่งไปขออนุมัติได้ผ่านเวิร์คโฟลว์ที่เป็นขั้นเป็นตอน กระบวนการนี้จึงจบได้ด้วยการคลิกปุ่ม “อนุมัติ” เพียงครั้งเดียว ซึ่งช่วยลดเวลาที่ใช้ในการอนุมัติลงถึง 3 เท่า ทีมจะตรวจสอบสถานะได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงได้รับการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงและการอัพเดทโดยไม่ต้องคอยรับส่งข้อความ

กลุ่มที่วิจัยและพัฒนาหุ่นยนต์ฮิวแมนนอยด์เคยพบปัญหาเกี่ยวกับประสิทธิภาพในการใช้บันทึกการประชุมและข้อมูลพื้นฐาน เนื่องจากมีการเก็บข้อมูลเหล่านี้แยกกันไว้หลายที่

แต่เมื่อเริ่มใช้ Notion ทุกคนก็จัดการข้อมูลเหล่านี้จากศูนย์กลางในฐานข้อมูลเดียวได้ โดยรวมเอาบันทึกการประชุมช่วงเช้า งานต่างๆ ที่ต้องทำ รวมถึงความรู้สำหรับการวิจัยไว้ในที่เดียวกัน วิธีนี้ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากสมาชิกจะรวบรวมข้อมูลไว้ในหน้าบันทึกการประชุมได้ นอกจากนี้ยังจัดการความคืบหน้าได้ง่ายขึ้นด้วยการจัดหมวดหมู่งานตามปัญหา ข้อบกพร่อง บั๊ก และหัวข้ออื่นๆ ที่เป็นประโยชน์ ส่วนความรู้สำหรับการวิจัยก็ใช้ Web Clipper เพื่อจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลได้ในคลิกเดียว การรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ใน Notion ทำให้สมาชิกกลุ่มไม่ต้องหาข้อมูลเหล่านี้จากที่อื่นอีกต่อไป