Cách Ramp cắt giảm hơn 70% chi phí công cụ và triển khai AI trên toàn công ty

Ramp là một trong những công ty phát triển nhanh nhất mọi thời đại. Ban đầu, công ty vận hành theo triết lý "làm việc theo cách bạn muốn". Tuy nhiên, khi họ tăng vọt vượt mốc 1.000 nhân viên, sự linh hoạt này đã tạo ra nhiều rào cản ngoài mong muốn: Các nhóm chật vật để cộng tác một cách hiệu quả, thông tin bị phân tán và gần như không thể triển khai công nghệ AI giữa các hệ thống rời rạc. Sự phức tạp ngày càng tăng này không chỉ làm giảm hiệu quả, mà còn hạn chế khả năng khai thác tài sản lớn nhất của Ramp – chính là kiến ​​thức chung của đội ngũ nhân viên.

Notion nhanh chóng xuất hiện như một giải pháp đơn giản cho tình trạng dàn trải phần mềm tại công ty. Thông qua việc thống nhất các công cụ rời rạc, từ quản lý dự án và lập lộ trình đến tài liệu và cơ sở kiến thức, Ramp đã có thể hỗ trợ các đội ngũ của mình làm việc hiệu quả hơn, đồng thời vẫn đảm bảo tính đồng bộ liền mạch trong toàn bộ công ty. Với AI được tích hợp sẵn, mọi nhân viên sẽ tốn ít thời gian tìm kiếm thông tin hơn và tập trung hơn vào thúc đẩy công việc cộng tác, có ý nghĩa.

Sau khi xem xét một vài nền tảng, Ramp đã phát hiện ra rằng điểm khác biệt của Notion chính là khả năng tái cấu trúc toàn bộ cơ sở hạ tầng làm việc của họ. Sự kết hợp giữa quy trình làm việc tùy chỉnh, khả năng cộng tác theo thời gian thực, tích hợp liền mạch với các công cụ có sẵn, cùng AI mạnh mẽ hỗ trợ xuyên suốt chính là điều Ramp cần để phá vỡ các rào cản thông tin đang đe dọa kìm hãm sự phát triển của họ.

Chỉ trong vài tháng, Notion đã trở thành hệ điều hành của Ramp. Các nhóm từ Sản phẩm đến Tiếp thị đều ngừng sử dụng những giải pháp đơn lẻ, thiếu kết nối và xu hướng hợp nhất đang ngày càng được đẩy mạnh. Giờ đây, tất cả kiến thức của tổ chức đều đi qua một trung tâm kết nối duy nhất, với AI được tích hợp sâu vào công việc hằng ngày:

• Tính năng tìm kiếm dành cho doanh nghiệp giúp mang lại câu trả lời, chứ không chỉ kết quả: Notion AI tìm kiếm trên toàn bộ kiến ​​thức của công ty, tài liệu dự án và thậm chí cả các công cụ được kết nối như Slack và GitHub, qua đó đưa ra thông tin có liên quan chỉ trong vài giây.

• Công việc được AI hỗ trợ theo ngữ cảnh: Các nhóm soạn thảo tài liệu, tóm tắt cuộc họp và cập nhật dự án ngay tại nơi họ làm việc, với toàn bộ ngữ cảnh của kiến ​​thức tổ chức để giảm bớt công việc thủ công không cần thiết.

• Tự động xử lý phản hồi của khách hàng: Bộ phận Vận hành sản phẩm phối hợp chặt chẽ với các nhóm tương tác với khách hàng bằng cách sử dụng Notion để thu thập, gắn thẻ và liên kết phản hồi của khách hàng trực tiếp với lộ trình sản phẩm, hỗ trợ cải thiện sản phẩm nhanh hơn và phù hợp hơn với nhu cầu của khách hàng.

Ramp đã đạt được những cải thiện đáng kể trong vận hành và tác động tích cực đến lợi nhuận của họ. Bằng cách loại bỏ các giấy phép phần mềm dư thừa và tập trung công việc vào cùng một công cụ, công ty trực tiếp tiết kiệm được hàng trăm nghìn đô la mỗi năm. Chi phí cho công cụ năng suất trên mỗi nhân viên đã giảm hơn 70% so với hệ thống công cụ cũ.

Lợi ích không chỉ dừng lại ở khía cạnh tài chính. Nhờ không gian làm việc được AI hỗ trợ của Notion, giờ đây các nhân viên đã có thể tìm kiếm thông tin nhanh hơn đến 60%, với một số nhóm báo cáo rằng họ hoàn thành dự án nhanh hơn gấp 3 lần. Mỗi bộ phận đều khám phá ra cách thức làm việc hiệu quả hơn:

• Bộ phận Sản phẩm & kỹ thuật đã tinh giản quy trình quản lý lộ trình và phản hồi bằng các cập nhật trạng thái được AI hỗ trợ và theo dõi yêu cầu tính năng. Ban lãnh đạo có thể theo dõi toàn bộ các đợt ra mắt sản phẩm sắp tới, với tính năng tự động cảnh báo bất cứ khi nào dòng thời gian thay đổi.

• Bộ phận Tiếp thị & kinh doanh đã thống nhất hoạt động lập kế hoạch ra mắt sản phẩm và hỗ trợ bán hàng, tận dụng AI để lập tức giải đáp các thắc mắc, từ phân tích chiến dịch đến tóm tắt cuộc gọi của khách hàng.

• Bộ phận CNTT & thu mua đã nâng cao khả năng bảo mật và mở rộng quy mô thông qua tập trung hoá quản lý không gian làm việc, ghi chép tài liệu và đào tạo nhập môn.

Sự chuyển đổi của Ramp không phải là thành công một sớm một chiều, mà là kết quả của mối quan hệ đối tác chặt chẽ và tầm nhìn rõ ràng về cách thức làm việc khác biệt. Đội ngũ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng của Notion đã cung cấp hướng dẫn triển khai chi tiết, tiến hành các buổi đào tạo toàn diện và tiếp tục cộng tác chặt chẽ với đội ngũ của Ramp. Như câu chuyện thành công của Ramp cho thấy, con đường dẫn đến một không gian làm việc thực sự kết nối và được AI hỗ trợ không chỉ dừng lại ở việc triển khai các công cụ mới, mà còn là tái định nghĩa cách thức các nhóm có thể phối hợp làm việc một cách liền mạch.