Toyota sử dụng Notion để tối ưu hoá luồng công việc, trong đó tính cộng tác là một phần không thể thiếu
Trung tâm nghiên cứu Toyota Frontier là đơn vị tiên phong định hướng tương lai cho thương hiệu lớn nhất thuộc một trong những ngành công nghiệp hàng đầu thế giới. Đội ngũ của họ không chỉ thực hiện nhiều nghiên cứu đa dạng, mà còn có trách nhiệm chia sẻ những phát hiện với thế giới. Kể từ khi chuyển sang Notion để hợp nhất và tập trung quản lý tất cả khối lượng công việc này, mức độ hiệu quả và năng suất làm việc của họ đã tăng vọt hơn bao giờ hết.
Thông tin chuyên sâu từ
Taku Wakasugi
Trung tâm nghiên cứu Toyota Frontier
Kumiko Buma
Trung tâm nghiên cứu Toyota Frontier
1
Quy trình làm việc tinh gọn trong Notion rút ngắn thời gian phê duyệt gấp 3 lần
Đối với các nhà nghiên cứu tại Toyota, việc chia sẻ các phát hiện với công chúng cũng quan trọng không kém hoạt động nghiên cứu. Để thực hiện điều này, trung tâm nghiên cứu quảng bá công trình của mình trên mạng xã hội để mọi người trên thế giới có thể tiếp cận và tương tác. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi một quy trình phê duyệt khắt khe nhằm đảm bảo tính chính xác và giữ vững danh tiếng của thương hiệu Toyota. Trước khi chuyển sang Notion, quy trình này là quá trình trao đổi tin nhắn qua lại đầy nhàm chán và cực kỳ kém hiệu quả giữa các đội ngũ khác nhau.
Với Notion, mọi bài đăng đều được soạn thảo và gửi phê duyệt trong một luồng công việc dễ theo dõi, kết thúc chỉ bằng một cú nhấp chuột vào nút “phê duyệt”, giúp rút ngắn thời gian phê duyệt gấp 3 lần. Thay vì trao đổi tin nhắn qua lại, cả nhóm có thể nhanh chóng kiểm tra trạng thái và nhận thông báo tự động về các thay đổi và cập nhật.
The previously complex approval process for posts can now be completed with just the click of a button.
Luồng công việc được sắp xếp hợp lý trong Notion không chỉ giúp chúng tôi tiết kiệm thời gian mà còn giúp việc cập nhật thông tin và tiến độ nhiệm vụ dễ dàng hơn. Điều này có nghĩa là các bài đăng trên mạng xã hội sẽ chính xác hơn và chúng tôi có thể đăng bài nhanh hơn trước đây.
Taku Wakasugi
Trung tâm nghiên cứu Toyota Frontier
Trung tâm nghiên cứu Toyota Frontier
2
Khả năng tiếp cận tức thì với nguồn thông tin chính thống duy nhất giúp tăng cường hiệu quả và thúc đẩy hợp tác
Ngoài các quy trình làm việc, Toyota còn lưu trữ nhiều thông tin động như lịch trình nghiên cứu và ngân sách trong Notion. Những gì từng được lưu trong nhiều phiên bản bảng tính do một người quản lý hiện đã nằm trong cơ sở dữ liệu chung của Notion. Giờ đây, thay vì loay hoay tìm xem đâu là bảng tính đáng tin cậy và mới nhất, mọi nhân viên tại Toyota có thể sử dụng chung một cơ sở dữ liệu của Notion làm nguồn thông tin chính thống duy nhất.
Hơn nữa, nhờ tính năng tự động hóa và thông báo, những người liên quan sẽ nhận được cập nhật khi trạng thái công việc thay đổi. Đồng thời, việc theo dõi cùng một cơ sở dữ liệu trong chế độ xem dòng thời gian giúp mọi người có cái nhìn tổng quan về những hoạt động đang diễn ra trong toàn bộ tổ chức và thời điểm diễn ra.
Lịch trình nghiên cứu của Toyota mang đến cho mọi nhân viên trong công ty cái nhìn tổng quan rõ ràng về các hoạt động nghiên cứu đang diễn ra thông qua bảng điều khiển tổng hợp.
3
Tập trung toàn bộ thông tin để bạn không phải tìm kiếm ở bất kỳ nơi nào khác
Đội ngũ nghiên cứu và phát triển robot hình người đã rất khó khăn để có thể khai thác hiệu quả biên bản họp và thông tin cơ sở vì chúng được lưu trữ rải rác ở nhiều nơi.
Khi sử dụng Notion, họ có thể tập trung quản lý tất cả các thông tin này chỉ trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, bao gồm các biên bản họp buổi sáng, nhiệm vụ và kiến thức nghiên cứu. Điều này giúp các cuộc họp buổi sáng hằng ngày hiệu quả hơn khi các thành viên có thể tổng hợp thông tin trên trang biên bản họp. Hoạt động quản lý tiến độ cũng trở nên dễ dàng hơn nhờ phân loại nhiệm vụ theo danh mục như vấn đề, khiếm khuyết, lỗi và những tiêu đề hữu ích khác. Kiến thức nghiên cứu giờ có thể được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu chỉ với một cú nhấp chuột bằng Web Clipper. Việc tập trung tất cả thông tin này trong Notion giúp các thành viên nhóm không cần phải tìm kiếm ở bất kỳ nơi nào khác.
Each of Toyota’s teamspaces streamlines access to information, creating a dedicated area for every team to keep their notes, projects, and knowledge, all customized to suit their unique ways of working.
Chúng tôi không thể chỉ dựa vào trí nhớ của mình. Notion cho phép chúng tôi dễ dàng ghi lại và truy cập những thông tin quan trọng mới nhất, mang lại sự yên tâm cho tất cả mọi người, đồng thời giúp tôi bắt kịp công việc một cách suôn sẻ sau kỳ nghỉ thai sản.
Kumiko Buma
Trung tâm nghiên cứu Toyota Frontier
Trung tâm nghiên cứu Toyota Frontier
4
Khả năng tùy chỉnh và linh hoạt của Notion giờ đây đang thúc đẩy văn hóa ghi chép và lưu trữ tài liệu
Điều mà nhiều nhân viên tại Toyota yêu thích nhất về Notion chính là khả năng truyền tải mọi loại thông tin thông qua những thành phần nội dung chuẩn hóa khác nhau. Dù là văn bản, hình ảnh hoặc bảng biểu, các trang tùy chỉnh cho phép Notion đáp ứng nhiều mục đích sử dụng khác nhau trong công ty. Điều này không chỉ rút ngắn một nửa thời gian soạn thảo tài liệu, mà còn giúp công việc trở nên thú vị hơn.
Khi công việc dễ dàng và thú vị hơn, văn hóa ghi chép và lưu trữ tài liệu sẽ trở nên ngày càng vững mạnh trong công ty, mang lại lợi ích cho mọi người và thúc đẩy tốc độ nghiên cứu nhanh hơn bao giờ hết.
Toyota đã biến các biên bản họp đơn điệu thành một tài liệu với các đầu mục hành động, dòng thời gian và hình ảnh trực quan, tất cả đều được sắp xếp trong một cơ sở dữ liệu để mọi người đều nắm rõ thông tin và có sự chuẩn bị.
