Anotador con IA (beta)

El Anotador con IA es una excelente forma de registrar información detallada de una reunión o videollamada sin distraerte escribiendo mientras participas de la misma.

Para usar el Anotador con IA, necesitarás la versión 4.7.0 de la app de escritorio de Notion. La función no está disponible en el navegador.

El Anotador con IA se encuentra actualmente en versión beta y, por tanto, queda sujeta a los términos para versiones beta establecidos en tu acuerdo correspondiente.

Para obtener notas del Anotador con IA, escribe/reunión en cualquier página de la aplicación de escritorio. Si estás en un navegador web, se te pedirá que abras la aplicación de escritorio de Notion o que la descargues si aún no lo hiciste.

Registra los temas de la agenda o cualquier contexto relevante en en la sección de Notas antes de la reunión. Al generar el resumen, la IA tomará en cuenta estas notas.

Para transcribir tu reunión:

1. Selecciona Comenzar a transcribir. Al hacerlo, confirmas que todos los participantes dieron su consentimiento para que la reunión se transcriba.

2. Una vez que la reunión haya terminado y quieras dejar de transcribir, selecciona Detener. La IA comenzará a generar el resumen de forma automática. Ten en cuenta que, para generar un resumen, será necesario que se haya grabado al menos un minuto de audio.

El Anotador con IA puede estructurar notas en función del tipo de reunión que tengas, como una llamada de ventas o una standup. Para cambiar el formato del resumen del Anotador con IA:

1. Haz clic en el menú ••• en el bloque.

2. Coloca el cursor sobre Formato y selecciona una de las opciones.

   • Los cambios de formato solo se aplican a grabaciones nuevas o al reanudar la transcripción. Para actualizar un resumen existente con un nuevo formato, haz clic en Reintentar resumen.

Una vez que selecciones el bloque, se te recordará que debes informar sobre el uso del Anotador con IA y obtener el consentimiento de todos los participantes de la reunión antes de continuar.

Para facilitar la solicitud de consentimiento, contarás con varias opciones sencillas:

• Texto: copia el mensaje y pégalo en el chat de la reunión (ideal para reuniones en apps de videoconferencias)

  • Puedes copiar el mensaje rápidamente desde el encabezado del bloque y modificarlo en el menú •••.

• Voz: reproduce un mensaje de audio automático al inicio de la reunión.

  • Haz clic en el ícono 🔈 para reproducir el mensaje.

  • Puedes cambiar la voz desde el menú ••• y seleccionar distintas voces para diferentes idiomas. Notion utilizará automáticamente el idioma de tu reunión para reproducir la voz correspondiente.

• Consúltalo en voz alta: una simple pregunta también funciona. Por ejemplo: "¿Puedo transcribir esta reunión usando el Anotador con IA de Notion?"

El Anotador con IA es aún más potente con Notion Calendar. Crea, organiza y comparte notas de reuniones con facilidad, para que puedas estar presente en las reuniones y mantener a tu equipo actualizado.

Para conectar el Anotador con IA con Calendar:

1. En un bloque de Anotador con IA, haz clic en ••• → Conectar con Notion Calendar.

   • Si no ves esa opción, significa que tu espacio de trabajo ya está conectado al Notion Calendar.

2. En Notion Calendar, haz clic en el ícono de tu perfil y ve a Configuración. Desde allí podrás:

   • Elegir dónde guardar tus notas de reunión (recomendamos una base de datos de reuniones).

   • Elegir compartir automáticamente las notas de la reunión con los participantes del evento.

     • Esto solo ocurrirá con los participantes internos.

   • Elegir agregar automáticamente el Anotador con IA a nuevos eventos.

A continuación, se presenta información general sobre las leyes y normativas relacionadas con las transcripciones, así como algunas prácticas recomendadas a tener en cuenta al activar el Anotador con IA.

En Estados Unidos, ciertas leyes exigen el consentimiento de al menos uno de los participantes antes de grabar o transcribir una llamada o conversación. Otras requieren que obtengas el consentimiento de todos los participantes antes de grabar o transcribir una llamada.

Fuera de los Estados Unidos, como en la Unión Europea, existen leyes similares que requieren el consentimiento de los participantes antes de grabar o transcribir una llamada.

Además de los requisitos de consentimiento, también puede haber leyes que regulen el uso, la divulgación y protección de las grabaciones o transcripciones de llamadas. Estas leyes pueden variar según la ubicación de los participantes, el sector empresarial y los estándares del sector.

Obtención del consentimiento: determinar qué leyes de consentimiento aplican puede resultar complejo cuando los participantes de una reunión se encuentran en diferentes estados o países, o cuando no es posible confirmar la ubicación de al menos uno de ellos. Recomendamos cumplir con las leyes de consentimiento más estrictas y obtener siempre el consentimiento de todos los participantes antes de usar el Anotador con IA para transcribir una reunión. Otras prácticas recomendadas:

• Explica claramente a los participantes que transcribirás la llamada a través de un proveedor externo (por ejemplo, el Anotador con IA de Notion).

• Mantén un registro claro y documentado del consentimiento obtenido.

• Respeta la decisión de cualquier participante que no desee ser transcrito.

• Si se incorporan nuevos participantes a la llamada después de iniciada la transcripción, detén la grabación y solicita su consentimiento antes de continuar.

• El Anotador con IA ofrece mecanismos para informar sobre el uso de esta función y obtener el consentimiento de los participantes en la reunión, pero ten en cuenta que estos son solo algunos ejemplos de cómo podrías obtener el consentimiento.

Otras prácticas recomendadas:

• Informa de forma clara a tus usuarios cómo pretendes utilizar y/o compartir las transcripciones, así como cualquier información derivada de las mismas.

• Asegúrate de utilizar y compartir las transcripciones únicamente según lo comunicado a los usuarios y conforme a las leyes aplicables.

• Conserva las transcripciones únicamente durante el tiempo que sea necesario.

El Anotador con IA utiliza subprocesadores (OpenAI y Anthropic) para grabar la reunión, procesar el archivo de audio en una transcripción y, a continuación, generar información, como un resumen de la reunión, elementos de acción, participantes en la llamada, entre otros. El archivo de audio se elimina de inmediato de Notion una vez completado su procesamiento.

Si no quieres que la función Anotador con IA esté disponible para tus usuarios, los administradores pueden desactivar el espacio de trabajo en cualquier momento a través de la opción disponible en su consola.