Anotador con IA (beta)

El Anotador con IA toma notas detalladas de las reuniones para que puedas centrarte en la conversación. La IA de Notion transcribe tu reunión e identifica los puntos clave y los elementos de acción que puedes compartir con todo tu equipo.

Para usar el Anotador con IA:

• Debes estar en el plan Business o Enterprise de Notion.

• Debes usar la app de escritorio de Notion (versión 4.7.0 o superior). Esta función no está disponible actualmente en la versión web de Notion.

• Si usas un dispositivo Mac, debes tener macOS 13 o una versión posterior.

• Si usas un dispositivo Windows, asegúrate de tener instalada la versión más reciente del sistema.

Para comenzar a usar el Anotador con IA, escribe /reunión en cualquier página de la app de escritorio. Si estás en un navegador web, se te pedirá que abras la aplicación de escritorio de Notion o que la descargues si aún no lo hiciste.

Registra los temas de la agenda o cualquier contexto relevante en en la sección de Notas antes de la reunión. Al generar el resumen, la IA tendrá en cuenta estas notas.

Para transcribir tu reunión:

1. Selecciona Comenzar a transcribir. Al hacerlo, confirmas que todos los participantes dieron su consentimiento para que la reunión se grabe y se transcriba.

2. Una vez que la reunión haya terminado y quieras dejar de transcribir, selecciona Detener. La IA comenzará a generar el resumen de forma automática. Ten en cuenta que, para generar un resumen, será necesario que se haya grabado al menos un minuto de audio.

3. Si quieres reanudar la grabación, haz clic en el ícono deslizante en la parte superior del bloque de notas de la reunión → Reanudar transcripción.

El Anotador con IA puede estructurar notas en función del tipo de reunión, como una llamada de ventas, una reunión de seguimiento diario o una reunión de equipo. Para cambiar el formato del resumen del Anotador con IA:

1. Haz clic en el icono deslizante en la parte superior del bloque.

2. Coloca el cursor sobre Formato y selecciona una de las opciones.

   • Los cambios de formato solo se aplican a grabaciones nuevas o al reanudar la transcripción. Para actualizar un resumen existente con un nuevo formato, haz clic en Reintentar resumen.

Una vez que selecciones el bloque, se te recordará que debes informar sobre el uso del Anotador con IA y obtener el consentimiento de todos los participantes de la reunión antes de continuar.

Para facilitar la solicitud de consentimiento, contarás con varias opciones sencillas:

• Texto: haz clic en el icono deslizante en la parte superior del bloque del Anotador con IA y coloca el cursor sobre Consentimiento. Edita el mensaje de consentimiento según lo consideres necesario y, a continuación, cópialo y pégalo en el chat de la app de videoconferencias que estés utilizando.

• Voz: haz clic en el ícono 🔈 ubicado en la parte inferior del bloque del Anotador con IA antes de iniciar la transcripción. Esta acción reproducirá el mensaje de consentimiento a todos los participantes.

  • Puedes cambiar la voz desde el icono deslizante en la parte superior del bloque de notas de reunión y seleccionar voces diferentes para cada idioma. Notion utilizará automáticamente el idioma de tu reunión para reproducir la voz correspondiente.

• Consúltalo en voz alta: una simple pregunta también funciona. Por ejemplo, podrías preguntar: "¿Les parece bien que grabe y transcriba esta reunión utilizando el Anotador con IA de Notion?"

Es posible que siga apareciendo una ventana emergente solicitando conceder a Notion acceso a la pantalla y al audio del sistema, incluso después de haber otorgado dicho permiso. En algunos casos, restablecer estos permisos puede resolver el problema.

Cómo solucionarlo

• En la configuración de tu dispositivo, revoca el acceso de Notion a la pantalla y al audio del sistema. A continuación, cierra Notion, reinicia tu dispositivo, abre Notion de nuevo y sigue las indicaciones para otorgar estos accesos.

• Asegúrate de tener instalada la versión más reciente de la app de escritorio de Notion. De lo contrario, actualiza a la versión más reciente y verifica si se resuelve el problema.

Según la versión de tu sistema operativo o de la app de Notion que uses, es posible que el Anotador con IA no funcione correctamente y aparezca un error indicando que la función no pudo iniciarse.

Cómo solucionarlo

• Si usas un dispositivo Mac, asegúrate de tener instalado macOS 13 o una versión posterior.

• Si usas un dispositivo Windows, asegúrate de tener instalada la versión más reciente del sistema.

• Asegúrate de tener instalada la versión más reciente de la app de Notion

• Vuelve a cargar la página o reinicia la app.

Si no puedes ver la opción Anotador con IA en el menú de barra, es posible que esta función esté desactivada en tu espacio de trabajo.

Cómo solucionarlo

• Si eres propietario del espacio de trabajo, ve a Configuración → IA de Notion y activa el Anotador con IA.

• Si no eres propietario del espacio de trabajo, comunícate con el propietario y solicita que active el Anotador con IA para tu espacio de trabajo.

El Anotador con IA es aún más potente con Notion Calendar. Crea, organiza y comparte notas de reunión sin esfuerzo para poder centrarte plenamente durante las reuniones y mantener a tu equipo alineado.

Para conectar el Anotador con IA a Notion Calendar por primera vez:

1. Haz clic en el ícono deslizante en la parte superior de un bloque del Anotador con IA → Conectar Notion Calendar.

   • Si no aparece esta opción, significa que tu espacio de trabajo ya está conectado a Notion Calendar.

2. En Notion Calendar, haz clic en el ícono de tu perfil y ve a Configuración. Desde aquí, podrás:

   • Elegir dónde guardar tus notas de reunión (recomendamos una base de datos de reuniones).

   • Elegir compartir automáticamente las notas de la reunión con los participantes del evento.

     • Esto solo ocurrirá con los participantes del evento que también estén en tu espacio de trabajo de Notion.

   • Elegir agregar automáticamente el Anotador con IA a nuevos eventos.

Existen varias formas de conectar el Anotador con IA a eventos existentes en Notion Calendar:

• Haz clic en el icono deslizante en la parte superior de un bloque de notas de reunión, coloca el cursor sobre la opción Agregar evento de calendario y selecciona un evento próximo.

• En la sección Próximos eventos de la página de Inicio de Notion, coloca el cursor sobre un evento y selecciona el ícono del Anotador con IA. Esta opción no está disponible para eventos que duran todo el día.

• Selecciona un evento en Notion Calendar, haz clic en el campo Anotador con IA y Documentos y agrega las notas de la reunión.

A continuación, se presenta información general sobre las leyes y normativas relacionadas con las transcripciones, así como algunas prácticas recomendadas a tener en cuenta al activar el Anotador con IA.

En Estados Unidos, ciertas leyes exigen el consentimiento de al menos uno de los participantes antes de grabar o transcribir una llamada o conversación. Otras requieren que obtengas el consentimiento de todos los participantes antes de grabar o transcribir una llamada.

Fuera de los Estados Unidos, como en la Unión Europea, existen leyes similares que requieren el consentimiento de los participantes antes de grabar o transcribir una llamada.

Además de los requisitos de consentimiento, también puede haber leyes que regulen el uso, la divulgación y protección de las grabaciones o transcripciones de llamadas. Estas leyes pueden variar según la ubicación de los participantes, el sector empresarial y los estándares del sector.

Obtener consentimiento

Obtención del consentimiento: la determinación de las leyes de consentimiento aplicables puede resultar compleja cuando los participantes de una reunión se encuentran en diferentes estados o países, o cuando no es posible verificar la ubicación de uno o más de ellos. Recomendamos cumplir con las leyes de consentimiento más estrictas y obtener siempre el consentimiento de todos los participantes antes de usar el Anotador con IA para transcribir una reunión.

Otras prácticas recomendadas:

• Explica claramente a los participantes que transcribirás la llamada a través de un proveedor externo (por ejemplo, el Anotador con IA de Notion).

• Mantén un registro claro y documentado del consentimiento obtenido.

• Respeta la decisión de cualquier participante que no desee ser transcrito.

• Si se incorporan nuevos participantes a la llamada después de iniciada la transcripción, detén la grabación y solicita su consentimiento antes de continuar.

• Informa de manera clara a tus usuarios cómo pretendes utilizar o compartir las grabaciones y transcripciones, así como cualquier información derivada de las mismas.

• Asegúrate de utilizar y compartir las grabaciones y transcripciones únicamente según lo comunicado a los usuarios y conforme a las leyes aplicables.

• Consérvalas únicamente durante el tiempo que sea necesario.

El Anotador con IA ofrece mecanismos para informar sobre el uso de esta función y obtener el consentimiento de los participantes en la reunión (puedes obtener más información aquí), pero ten en cuenta que estos son solo algunos ejemplos para darte ideas de cómo hacerlo.

El Anotador con IA utiliza subprocesadores (OpenAI y Anthropic) para grabar la reunión, procesar el archivo de audio en una transcripción y, a continuación, generar información, como un resumen de la reunión, elementos de acción, participantes en la llamada, entre otros. El archivo de audio se elimina de inmediato de Notion una vez completado su procesamiento.

Si eres propietario de un espacio de trabajo y no quieres que la función Anotador con IA esté disponible para los miembros del espacio, puedes desactivarla en cualquier momento en Configuración → IA de Notion y deshabilitando la disponibilidad del espacio de trabajo.

Las copias locales del audio de la reunión grabada están disponibles para el usuario que inicia el Anotador con IA, la "persona que graba". Los 10 archivos de audio de la reunión que se grabaron más recientemente se almacenarán en el dispositivo local de la persona que graba y estarán disponibles para su descarga. Solo la persona que graba puede descargar un archivo de audio guardado localmente.

Esta función está disponible en todos los planes, pero se encuentra desactivada de forma predeterminada. Si no quieres que el almacenamiento de audio local esté habilitado para los usuarios, puedes desactivarlo en cualquier momento dirigiéndote a Configuración → IA de Notion y deshabilitando la opción Almacenar audio localmente.

Puedes eliminar una transcripción de dos maneras:

• Directamente en el bloque del Anotador con IA, al hacer clic en el ícono deslizante → Eliminar transcripción. Con esta acción también eliminarás el audio almacenado localmente en el dispositivo de la persona que haya grabado la reunión.

• Eliminando la página principal donde se encuentra el bloque del Anotador con IA. Una vez eliminada, la página seguirá la configuración de conservación de datos de tu espacio de trabajo.

Los propietarios de espacios de trabajo del plan Enterprise pueden establecer un programa de eliminación automática para las transcripciones dirigiéndose a Configuración → IA de Notion y fijando un horario para la Eliminación automática de transcripciones. Los resúmenes y las notas permanecerán en los bloques de Anotador con IA de tu espacio de trabajo, pero todas las transcripciones se eliminarán automáticamente siguiendo el programa de eliminación elegido.

La persona que graba puede eliminar el audio almacenado localmente de su dispositivo en cualquier momento: para ello, hay que hacer clic en el ícono deslizante en el bloque del Anotador con IA, pasar el cursor por encima de Grabaciones de audio y seleccionar Eliminar grabaciones. De este modo se eliminarán todas las grabaciones del bloque específico del Anotador con IA.

Si un propietario de un espacio de trabajo del plan Enterprise activó tanto la Eliminación automática de transcripciones como la opción de Almacenar audio localmente en su configuración, las grabaciones de audio locales seguirán el programa de eliminación automática seleccionado para las transcripciones. Cuando se elimina una transcripción siguiendo el programa de eliminación automática, también desaparecerán las grabaciones de audio asociadas que estén almacenadas en el dispositivo local de la persona que haya grabado la reunión. Si el propietario de un espacio de trabajo establece que las transcripciones se eliminen inmediatamente después de que se genere el resumen del Anotador con IA, no se almacenará ningún audio localmente en el dispositivo de la persona que haya grabado la reunión.